葬儀の打ち合わせについて元葬儀屋の目線からどのように打ち合わせを進めていくべきか解説してみたいと思います。
と思っている”新人葬儀屋さん”向けの記事になります。
入社していきなりひとりで打ち合わせをする事も無いと思いますが…万が一急遽打ち合わせを行わないといけない場合は参考にしてみて下さい。
- 打ち合わせマストアイテム
- 打ち合わせの５つの心得
- 打ち合わせフォーマット作り
この記事を読むと葬儀の打ち合わせのざっくりとした流れや内容がわかるはずです。是非最後まで読んで打ち合わせの役に立てれば幸いです。
葬儀の打合せって何をするの？
基本的に1回の打ち合わせでほぼ全ての日程や流れを決めます。
主に決める事は以下のことになります。
など多くの事をほぼ1日で決定しなければならないので遺族の方は非常に大変なわけですが、このタイミングで決めないと葬儀の日程が遅れてしまう可能性があります。
葬儀の担当者はスケジュール感やタスク管理が求められます。
段取り８分という言葉があるように、葬儀に限った事ではありませんが、ビジネスにおいて段取りが非常に重要なわけです。準備がしっかりできていれば本番を安心して迎える事ができます。
段取りが重要だからと言って残りの2分を疎かにしてはいけません。
打ち合わせのマストアイテム
打ち合わせのマストアイテムを紹介します。
基本的にはこれだけあれば十分です。
葬儀屋（社会人）としてこの２つは確実に準備しておきましょう。これなしで打ち合わせに向かう事は鬼ヶ島に黍団子を持たずに向かう桃太郎になってしまします。
私個人的にはメモやタスク管理はスマホの方が楽なのですが、お客様の前では手書きのメモをとるようにしています。
やはりお客様との打ち合わせの場でスマホを操作するのは印象が良くないです。
打ち合わせの場ではメモ帳とペンを使いましょう。
①オススメ手帳
私はメモ帳はコンパクトなものが好きでよく使っています。スーツの内ポケットに収まるサイズのメモ帳を推奨します。
葬儀の場だとカバンを常に持っている事は難しいためメモ帳を常に胸ポケットに忍ばせておくようにしましょう。
ちなみに100均でもアリです。むしろ本命は100均です。
①オススメボールペン
２色か３色あればなんでも良い。あとは色々使ってみてください。
打ち合わせで大切な5つの心得
葬儀での打ち合わせの心得について解説します。
- 話を聞く
- メモは必ず取る
- 説明は短くわかりやすく
- 数字はきっちり決める
- 予定通りにならないこともある
これは葬儀の仕事に限らず、ビジネスマンであれば必ず心得ておきましょう。
メモをとる事は一番重要な作業です。人は忘れる生き物なので打ち合わせが終わった時点で話の前半は覚えていない可能性もあります。
これは記憶力の問題ではなく人間の構造上そうなっています。だからメモは必ずとりましょう。
①話を聞く
話を聞くなんて当たり前の事と思う方もいるかも知れませんが、実際には出来ている人は少ないと思います。
こんな人いませんか？
ただ一方的に話をする事は時間の無駄です。誰にとっても時間は限られているという認識を持ちましょう。
要点を簡潔に伝える事でお客様の決断は早くなります。
それにはまず、お客様が何を求めて悩んでいるのかの意思をしっかりと聞きましょう。
商品の説明はそれからでも遅くはありません。
②メモは必ず取る
メモを取らない人は仕事が出来ない人です。
仕事ができる人はメモがちゃんと取れる人です。
人は1日後に74％のことを忘れる
だから、ただ聞いているだけではダメなんです。必ずメモを取りましょう。
とりあえずメモがあればなんとかなります。
メモのメリット
メモを取るデメリットは一つもありません。
習慣にするためにも、日常の些細な事でもメモをとるようにしましょう。
それだけで仕事の質はぐんと上がります。
③説明は短くわかりやすく
説明が長いのはNGです。
一日に使える時間は限られています。限られた時間でスムーズな打ち合わせを行いたいのであれば説明は簡潔にまとめる事がとても大切です。
では、どうすればいいのか
打ち合わせの練習しかないです。
これも日頃からやってない事は急に出来ません。人は習慣の生き物です。日々練習を行う事でスマートかつスムーズな打ち合わせを行う事ができます。
その場しのぎの説明はやめましょう。
スティーブ・ジョブズは５分間プレゼンの為に2日かけてリハーサルを行うようです。
④数字はきっちり決める
曖昧な数字はトラブルの原因です。これは要注意です。
曖昧な数字とは
このような曖昧な表現はやめましょう。
例えば、
数字が明確になっている事で、人数が変更になった時も品物が足りるのか足りないのかがはっきりわかるので、数量の変更も分かりやすくなります。
⑤予定通りにならないこともある
どれだけ準備を万全にしておいてもトラブルは起きる事があります。
どんなトラブルにも冷静に対処するために
ということを習慣にしましょう。
日々の業務の怠慢はトラブル時に適切な判断や対処が出来なくなります。
そうならない為にも日々の「学習」「練習」「習慣」は仕事において非常に重要なスキルです。
必ず身に付けるようにしましょう。
